La boîte vocale "VoiceMailBox VM" et Service Fax "Fax-to-Email"

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Remarque Les fonctions et/ou paramètres énumérés dans cet article peuvent ne pas être disponibles auprès de votre fournisseur de services téléphoniques.



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Introduction

Ici, on configure la boîte vocale VM et le service "Fax-to-Email" pour le numéro de téléphone de l'utilisateur:

  • Activer la boîte vocale
  • Définir la possibilité d'accès sans code PIN.
  • Affichage si le boîte vocale est bloqué et pourvoir débloquer.
  • Affichage si la boîte vocale est pleine.
  • Définir, si un email avec un message joint doit être envoyé.
  • Activer le "Fax-to-Email"
  • Créer un message d'accueil personnel.




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La boîte vocale


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Fonctionnalités de la boîte vocale

La boîte vocale personnelle répond aux appels entrants qui n'ont pas été pris par l'appelé. Les messages sont enregistrés et peuvent être écoutés à tout moment.


Votre boîte vocale personnelle offre les fonctions suivantes:

  • Tous les appels entrants
  • Appels entrants sans réponse.
  • Appels entrants si occupé
  • Tous les appels entrants si la connexion téléphonique ne fonctionne pas.
  • Un message d'accueil standard sans annonce du numéro appelé.
  • Un message d'accueil personnel
  • Modifier le code PIN (mot de passe)
  • Rappel par bouton poussoir
  • La réception d'un nouveau message s'affiche sur le téléphone (protocole WMI).
  • Envoyer de nouveaux messages par email
  • Le message peut être supprimé automatiquement s'il a été transmis par courriel.
  • Envoyer une notification par e-mail, même si l'appelant n'a pas laissé de message.
  • Un Fax peut être reçu sous forme de fichier PDF et envoyé par courriel à l'utilisateur.


Comportement de la boîte vocale:

  • La boîte vocale attend 4 secondes après l'invitation de l'utilisateur.
  • Si l'utilisateur n'est pas invité, le menu en cours est répété à l'infini.
  • Si vous appuyez sur un chiffre non spécifié, le menu en cours est répété à l'infini.
  • Si un code PIN (mot de passe) incorrect est entré, une nouvelle invitation est émise pour entrer le mot de passe. Après quatre mots de passe incorrects, la boîte vocale est bloquée pendant cinq minutes.




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Données de base de la boîte vocale

Les données de base suivantes s'appliquent à la boîte vocale:

  • Il n'y a pas de limite du nombre de messages stockés.
  • La durée maximale d'un message est de 5 minutes.
  • La durée maximale d'enregistrement de la boîte vocale est de 5 minutes.
  • Temps de stockage des messages:
    • Nouveaux messages non lus: 15 jours
    • Messages écoutés: 3 jours
    • Messages enregistrés: 24 jours


Remarque

Ces valeurs peuvent différer sur ce système téléphonique. Vérifiez auprès de votre fournisseur pour connaître les valeurs exactes.





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Utiliser la boîte vocale

Pour qu'un appelant puisse laisser un message, les conditions suivantes sont requises:

  1. Le boîte vocale doit être configuré (voir ci-dessous).
  2. La boîte vocale doit être la destination d'une "Déviations" ou "Distributions".


Si les conditions sont remplies, un appel entrant sera redirigé vers la boîte vocale. Après l'accueil, l'appelant peut laisser un message. L'abonné peut écouter les messages de différentes manières.




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Comment écouter les messages

L'utilisateur peut écouter les messages de manières suivantes :

  • Un nouveau message est envoyé par email sous forme de fichier audio à l'abonné.
  • Composez *86 à partir du téléphone de l'utilisateur.
  • A partir de n'importe quel téléphone du réseau téléphonique public PSTN, en procédant comme suit:
  • Dans les systèmes téléphoniques nationaux avec un préfixe spécial pour le routage des répondeurs:
  • Pour la Suisse: 086 + numéro de téléphone public propre, par exemple: 0860123456456789
  • Appliquer le processus de numérotation du système téléphonique national.
  • Depuis n'importe quel appel téléphonique le "VoiceMail Portal" et suivez les instructions pour être connecté avec la boîte vocale.


Remarque

Vérifiez auprès de votre fournisseur ou de votre administrateur vPBX comment accéder à une boîte vocale à partir du réseau téléphonique public.





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Déverrouiller la boîte vocale

Après plusieurs saisies incorrectes du code PIN, l'accès à la boîte vocale est bloqué pour des raisons de sécurité. Les messages laissés par les appelants sont cependant toujours enregistrés.

L'abonné, l'administrateur vPBX ou l'administrateur/opérateur du fournisseur peut déverrouiller le répondeur:




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Configuration


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Où configurer cette fonction

En tant qu'administrateur vPBX:

nav Onglet "Postes xx"
nav Onglet "Paramètres"
nav Onglet "Messagerie vocale"


En tant qu'abonné:

nav Onglet "Paramètres"
nav Onglet "Messagerie vocale"




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Activer la boîte vocale et configurer le code PIN

Pour pouvoir utiliser la boîte vocale, elle doit être activée:

  • Activer le boîte vocale avec le paramètre "Active".


Le PIN (Personal Identification Number) doit être configuré pour accéder à la boîte vocale par téléphone pour écouter les messages ou effectuer des configurations:

  • Configurer le "PIN".
  • Déterminer dans le paramètre "Login sans PIN" s'il est permis d'accéder à la boîte vocale sans PIN depuis son propre téléphone.




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Créer une annonce d'accueil

Le message d'accueil standard boîte vocale peut être remplacé par un message d'accueil personnel.

Un message d'accueil peut être créé de deux façons:

  • Enregistrement d'un message d'accueil par téléphone:
  1. Initialiser à partir de n'importe quel téléphone une connexion à la boîte vocale. Ceci est égal à écoute des messages par téléphone.
  2. Pendant la lecture de l'annonce d'accueil, appuyez sur la touche *. Soit le menu principal sera auditionné immédiatement, soit le code PIN avec un # de conclusion (* <PIN> #) doit d'abord être entré.
  3. En appuyant sur la touche *, la boîte vocale passe dans son menu principal où le message d'accueil peut être enregistré, revu ou effacé.
  • Télécharger un fichier audio via AdminCenter:
  1. Le message d'accueil doit être enregistré avec un appareil externe et stocké dans un fichier audio. Le fichier audio doit être créé en WAV (encodé PCM) ou MP3!
  2. Sélectionnez le fichier audio à "Message d'accueil" via les boutons Bouton [ Créer un nouveau message d'accueil ] et Bouton [ Choisir un fichier ] et téléchargez-le.
  3. Le fichier audio doit être stocké de façon à être accessible à partir du navigateur Web utilisé.




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Configurer l'envoi d'un nouveau message par courriel

Si des messages nouvellement enregistrés doivent être envoyés par courrier électronique, les paramètres suivants sont requis:

  • En paramètre "Email", l'adresse email de destination doit être configurée.
  • Le "Format" du fichier audio peut être sélectionné.

Le courriel contiendra des informations sur l'heure de réception, l'expéditeur et le message en annexe sous forme de fichier audio. Les messages sur le répondeur sont conservés et peuvent toujours être écoutés par téléphone ou par AdminCenter.




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La boîte vocale est saturée

La boîte vocale affiche "Saturée" lorsque la mémoire disponible est pleine. Lorsque la mémoire est pleine, aucun autre message n'est enregistré. Les messages anciens ou longs peuvent être supprimés sur la page "Messages sur la boîte vocale" .




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La boîte vocale sans limitation d'enregistrement

Par l'activation de "Efface le message après que l’e-mail était envoyé" une boîte vocale sans limitation d'enregistrement peut être créée. Un nouveau message est automatiquement envoyé à l' adresse email , puis automatiquement supprimé dans la boîte vocale. Le message envoyé ne sera pas listé dans "Messages sur la boîte vocale" !




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Notification si aucun message n'a été laissé

Avec l'activation de "Envoyer un courriel sans laisser de message", il est possible de configurer qu'une notification est envoyée à l' adresse email définie, même si l'appelant n'a pas laissé de message.




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Réception de Fax avec le service "Fax-to-Email"

Le service de "Fax-to-Email" est attaché dans la boîte vocale. Lorsque "Fax-to-Email" est activé, la boîte vocale est capable de détecter si un flux de média entrant est un message vocal ou une transmission par fax. Si un appel entrant est détecté comme fax, les données transmises sont converties en fichier PDF et envoyées par e-mail à l'adresse e-mail du répondeur.

Le service Fax peut recevoir des fax codés "inband G.711" ou "outband T.38".

Pour que le service Fax puisse être utilisé, il doit être activé et configuré:

  • Seulement FAX:
Seules les connexions par fax seront traitées (les messages vocaux sont ignorés).
ou
  • Automatique:
Le service "Fax-to-Email" détecte automatiquement si un fax ou un message vocal est reçu et traite la connexion en conséquence.




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Paramètre Configuration


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Paramètre: Active

Description: Définit si la boîte vocale est activée ou non.
Configuration: Bouton de sélection: box on Activé - box off Non activé
Valeur par défaut: Activé
Version: AdminCenter V5.7





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Paramètre: Login sans PIN

Description: Définit qu'aucun code PIN ne doit être saisi lors d'un appel et d'une connexion à partir du téléphone associé.
Configuration: Bouton de sélection: box on Activé - box off Non activé
Valeur par défaut: Activé
Version: AdminCenter V5.7





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Paramètre: Bloquée

Description: Déverrouiller la boîte vocale

Le verrouillage se produit, par exemple, après l'entrée répétée et incorrecte du code PIN.

Configuration: Bouton de sélection: box on Activé - box off Non activé
Valeur par défaut: Non activé
Version: AdminCenter V5.7





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Paramètre: Saturée

Description: Indique si la capacité de mémoire du boîte vocale est épuisée.

Cette boîte est sélectionnée lorsque la boîte vocale est pleine.

Configuration: -
Valeur par défaut: -
Version: AdminCenter V6.5





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Paramètre: PIN

Description: Définit le PIN (Personal Identification Number, mot de passe) de la boîte vocale.
Remarque
  • N'utilisez que des chiffres: 0 – 9
(Les lettres ou les symboles ne peuvent pas être tapés sur le clavier d'un téléphone.
  • Définir suffisamment de chiffres


Configuration: Texte de configuration:
  • Chaîne de nombres aléatoires
Valeur par défaut: Nombres aléatoires
Version: AdminCenter V5.7





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Paramètre: Email

Description: Définit l'adresse e-mail à laquelle les nouveaux messages sont envoyés par la boîte vocale.

Le message peut être joint à l'e-mail sous forme de fichier audio.

Configuration: Adresse de courriel régulière
Valeur par défaut:
Version: AdminCenter V5.7





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Paramètre: Format

Description: Spécifie le format d'enregistrement du fichier audio d'un message.

Ce fichier audio peut être joint à l'email.

Formats sélectionnables du fichier audio:

  • WAV:
Fichier audio formaté WAV (codage PCM)
  • MP3:
Fichier audio au format MP3
Configuration: Menu à choix:
wav
mp3
Valeur par défaut: wav
Version: AdminCenter V5.7





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Paramètre: Message d'accueil

Description: Un fichier audio d'accueil peut être téléchargé via le bouton[Créer].

Le fichier audio doit être préalablement créé et encodé en WAV (PCM encodé) ou MP3.

Un fichier audio d'accueil chargé peut être supprimé à l'aide du bouton [Supprimer]. Ensuite, le message d'accueil standard de la boîte vocale est utilisé.

Configuration: Bouton [ Crée un nouveau message d'accueil ]

Bouton [ Supprimer ]

Valeur par défaut:
Version: AdminCenter V5.7





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Paramètre: Support FAX

Description: Définit si le service "Fax-to-Email" est activé ou non.

Lorsqu'un fax est reçu, il est envoyé sous forme de fichier PDF à l'adresse e-mail spécifiée dans la boîte vocale.

Comportement sélectionnable de la boîte vocale:

  • Non:
Le service "Fax-to-Email" n'est pas activé.
  • Seulement FAX:
Seules les connexions par fax seront traitées (les messages vocaux sont ignorés).
  • Automatique:
Le service "Fax-to-Email" détecte automatiquement si un fax ou un message vocal est reçu et traite la connexion en conséquence.
Configuration: Menu à choix:
Non
Seulement FAX
Automatique
Valeur par défaut: Non
Version: AdminCenter V5.7





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Paramètre: Efface le message après que l’e-mail était envoyé

Description: Définit qu'un message est automatiquement supprimé après avoir été envoyé à l'adresse e-mail définie.
Configuration: Bouton de sélection: box on Activé - box off Non activé
Valeur par défaut: Non activé
Version: AdminCenter V6.10





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Paramètre: Enyoie un e-mail si aucun message n'a était enregistré

Description: Définit qu'une notification est envoyée à l'adresse e-mail définie si l'appelant ne laisse pas de message.
Configuration: Bouton de sélection: box on Activé - box off Non activé
Valeur par défaut: Non activé
Version: AdminCenter V6.10




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Version: 3.1     Author:  Aarenet     Date: March 2018

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