Gestion des conférences téléphoniques

Remarque

Les fonctions et/ou paramètres énumérés dans cet article peuvent ne pas être disponibles auprès de votre fournisseur de services téléphoniques.

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Introduction

Les conférences permettent à plusieurs utilisateurs de participer à la même conversation. Grâce à l'AdminCenter, des conférences sont organisées et les participants sont invités. Les participants doivent se connecter au portail de la conférence au moment opportun et se joindre à la conférence.

Il existe différents types de conférences:

• Organisation d'une audio conférence:

Les participants à la conférence participent à une conférence via une connexion téléphonique au portail de conférence du central téléphonique.

• Conférence audio ad hoc:

L'organisateur de la conférence initie une conférence audio ad-hoc avec la procédure *#-procédure "Service 71".

• Conférence "UCC WebRTC":

Les participants à la conférence participent à une conférence via Internet et le portail de conférence "UCC WebRTC". La conférence "UCC WebRTC" fournit un portail de conférence basé sur un navigateur Web avec des conférences audio et vidéo cryptées, des présentations sous forme de diaporamas, le partage de documents, le partage de bureau, etc. Les participants à la conférence sans accès à Internet peuvent également participer à une conférence "UCC WebRTC". Cependant, ces participants à la conférence sont limités à la partie audio de la conférence.

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La conférence

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Introduction aux conférences

L'organisateur de la conférence planifie la conférence via AdminCenter. (sauf la ad-hoc audio conférence). A partir de l'AdminCentert l'organisateur peut soumettre des invitations directement aux participants avec toutes les détails requis par email. Si les invitations sont envoyées via AdminCenter, le participant recevra plus tard des courriels de rappel supplémentaires 30min et 15min avant le début de la conférence.

Pour participer à la conférence, les participants doivent se connecter soit par téléphone au portail audio de la conférence ou via Internet en utilisant le portail de conférence "UCC WebRTC".

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Pré-requis pour les conférences

Les conditions préalables suivantes sont nécessaires à l'exécution des différents types de conférence:

1. La fonction "Conférence" doit être activée sur le central téléphonique.

2. Pour les conférences audio, le fournisseur doit mettre en place un portail de conférence. Le portail de conférence est défini par un numéro de téléphone que le fournisseur doit annoncer.

3. Pour les conférences "UCC WebRTC", le système téléphonique doit être équipé d'un "UCC WebRTC Service".

Remarque

Vérifiez auprès de votre fournisseur, quels types de conférence sont possibles et comment sont les données d'accès!

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Organiser une conférence

Tout utilisateur disposant d'un compte AdminCenter peut organiser une conférence. L'audio et la conférence "UCC WebRTC" sont configurés via l'AdminCenter.

Procédure:

1. Organiser la conférence
2. Définir les participants à la conférence
3. Invitez les participants à la conférence:

   * Cliquez sur le Bouton [ Envoyer invitation ] pour envoyer l'invitation par courriel.

   Deux courriels de rappel seront envoyés automatiquement. Par défaut 30min et 15min avant le début de la conférence.

Lorsque le Bouton [ Envoyer invitation ] n'est pas disponible, les participants doivent être informés avec les informations suivantes:

• Le numéro de téléphone du portail de la conférence.
• "Début", quand la conférence commence et la "Durée" période pendant laquelle il est possible de se connecter à la salle de conférence.
• Numéro de la salle
• Le PIN de la conférence

Une conférence dont la date et l'heure de début ont expiré restera administrativement dans l'AdminCenter. Cependant, il ne peut pas être utilisé dans cet état. L'organisateur de la conférence peut soit la supprimer, soit fournir une nouvelle date et heure pour une conférence ultérieure.

Les abonnés privés d'un vPBX peuvent voir toutes les salles de conférence de leur vPBX, mais seul l'organisateur de la conférence peut traiter ses propres conférences.

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Participer à une conférence

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Information requise pour participer à une conférence

Chaque participant à la conférence doit recevoir les informations suivantes de l'organisateur de la conférence pour participer à une conférence:

• Le numéro de téléphone du portail de la conférence
• Date et heure, quand la conférence commence et le période dans lequel il est possible de se connecter à la salle de conférence.
• The conference room number
• The PIN of the conference
• Les participants d'une conférence "UCC WebRTC" reçoivent une URL supplémentaire pour le portail de conférence "UCC WebRTC". L'URL contient l'ID unique de la conférence.

Si l'organisateur de la conférence envoie un l'invitation à partir de l'AdminCenter, cette information est automatiquement incluse dans le courriel.

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Procédure de connexion à une conférence audio

Procédure:

1. Appelez le portail de conférence depuis n'importe quelle ligne téléphonique:
   • Composez le numéro de téléphone du portail de la conférence à partir de n'importe quel numéro national ou international.
   • Les utilisateurs privés d'un vPBX peuvent également utiliser le *#-procedure "Service 72" pour se connecter au portail de conférence.
2. Lorsque l'abonné est connecté au portail de conférence, il reçoit les instructions pour fournir le numéro de salle de conférence "Numéro de la salle" et le PIN.

Pour connaître l'état de la conférence, les participants reçoivent les informations audio suivantes:

• Le premier participant qui entre dans la salle de conférence entend de la musique jusqu'à ce que le participant suivant se connecte.
• Si un nouveau participant est ajouté ou si un participant quitte la conférence, une tonalité d'attention est jouée.
• Pendant la conférence, les participants reçoivent une tonalité d'attention toutes les quelques secondes.
• Le dernier participant à une conférence entend la tonalité d'occupation.

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Procédure de connexion à une conférence "UCC WebRTC"

Remarque

Conditions préalables à la participation aux conférences "Web RTC": Le navigateur Web utilisé doit supporter "Web RTC" (Safari ne supporte pas ces fonctionnalités actuellement). Dès le premier contact avec le portail de conférence "UCC WebRTC", l'utilisateur peut être invité à installer un plug-in/add-on pour le navigateur Web utilisé. Après la première connexion dans le portail de conférence "UCC WebRTC", l'utilisateur est invité à accorder l'accès à diverses ressources sur son appareil, par ex. microphone, caméra, système de fichiers, etc.

Procédure:

1. Connectez-vous à partir de n'importe quel navigateur Web avec l'URL donnée au portail de conférence "UCC WebRTC".
2. Entrez les données requises dans la boîte de dialogue de connexion. Le nom d'utilisateur et le mot de passe proviennent du AdminCenter account de l'abonné. Le nom d'utilisateur est l'adresse e-mail et le mot de passe est identique.

Remarque

Les participants qui ont un compte "UCC WebRTC" mais qui n'ont pas de connexion Internet au moment de la conférence peuvent assister à la conférence via le portail de conférence audio.

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Établir une conférence audio ad hoc avec la procédure *#-procédure "Service 71"

Comme alternative à l'organisation d'une conférence audio, la conférence audio ad-hoc est disponible. Ici, l'organisateur de la conférence initie avec le *#-procedure "Service 71" et les numéros de téléphone des participants une audioconférence. Après avoir saisi la procédure *# avec les numéros de téléphone, une connexion est établie immédiatement avec tous les numéros de téléphone spécifiés.

Exemple:

En plus de l'organisateur de la conférence, les participants suivants doivent participer à la conférence:

• Numéro de téléphone national: 0123456456789
• Numéro de téléphone international: 0049234564567890
• Numéro de téléphone privé vPBX: 23456

L'organisateur de la conférence compose son numéro de téléphone:

*71*0123456789*23456*0049234564567890

Les participants qui ne répondent pas à l'appel de l'organisateur de la conférence ne peuvent pas être ajoutés à la conférence par la suite.

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Configuration

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Où configurer cette fonction

En tant qu'administrateur vPBX:

Onglet "PBX"

Onglet "Poste xx".

Onglet "Paramètres"

Onglet "Conférences"

En tant qu'abonné:

Onglet "Paramètres"

Onglet "Conférences"

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Création, modification et suppression d'une conférence

Créez une nouvelle conférence:

1. Cliquez Bouton [ + Ajouter ].
2. Une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle les paramètres suivants peuvent être configurés:
   • Définir s'il s'agit d'une conférence "audio ou UCC".
   • Définir un "Nom" pour la conférence.
   • Définissez un numéro de salle de conférence unique "Numéro de la salle".
   • Définir la date et l'heure de début "Début".
   • Définir la "Durée" dans laquelle l'abonné peut composer le numéro de la conférence.
   • Définir un "PIN" comme mot de passe.
   • Définir un "Description" facultatif de la conférence.
3. Pour enregistrer les configurations, cliquez sur le bouton Bouton [ Enregistrer ]

Modifier une conférence existante:

1. Cliquez sur la ligne de la conférence souhaitée.
2. Modifier le paramètre désiré.
3. Pour enregistrer les configurations, cliquez sur le bouton Bouton [ Enregistrer ]

Supprimer une conférence: Cliquez sur l'icône de déchets à la fin de la ligne de la conférence souhaitée.

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Création, modification et suppression d'un membre de la conférence

Créez un nouveau membre de la conférence:

1. Cliquez Bouton [ + Ajouter ]
2. Une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle les paramètres suivants peuvent être configurés:
   • Définir la source d'information du "Destination".

   Le participant à la conférence peut être défini à partir des sources suivantes:

   • Poste:

   Définit un membre de la conférence à partir du même vPBX. Le membre est déterminé en saisissant tout ou partie du nom de l'abonné vPBX dans "Motif de recherche". Si un membre est trouvé ou sélectionné, d'autres entrées sont possible.

   • Annuaire externe:

   Définit un membre de la conférence à partir du même répertoire vPBX. Le membre est déterminé en entrant tout ou partie du nom dans le répertoire téléphonique vPBX dans "Motif de recherche". Si un membre est trouvé ou sélectionné, d'autres entrées sont possible.

   • Nom:

   N'importe quel nom peut être inséré.

   • Définir le "Nom" du membre de la conférence.
   • Définir le "Adresse Email" du membre de la conférence.
   • Définir si le membre de la conférence recevra "une invitation et le reste des courriels".
3. Pour enregistrer les configurations, cliquez sur le bouton Bouton [ + Ajouter ... ]

Modifier un membre existant de la conférence:

1. Supprimer un membre de la conférence.
2. Créez de nouveau le membre de la conférence.

Supprimer un membre de la conférence:

1. Cliquez sur l'icône de déchets à la fin de la rangée du membre de la conférence désiré.

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Paramètre Configuration

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Paramètre: Organisateur

Description:	Le numéro de téléphone et le nom de l'organisateur de la conférence s'affichent ici.
Configuration:
Valeur par défaut:
Version:	AdminCenter V5.7

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Paramètre: Conférence de l'UCC

Description:	Définit le type de conférence. Il peut s'agir d'une conférence audio normale ou d'une conférence de l'UCC. Si "UCC" est sélectionné, la conférence est exécutée sur le "UCC WebRTC Conference Service".
Configuration:	Bouton de sélection: Activé - Non activé
Valeur par défaut:	Non activé
Version:	AdminCenter V6.8

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Paramètre: Nom

Description:	Définit le nom de la conférence.
Configuration:	Texte de configuration: N'importe quelle chaîne
Valeur par défaut:	- (Aucun)
Version:	AdminCenter V6.8

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Paramètre: Numéro de la salle

Description:	Définit le numéro de la salle de conférence. Remarque N'utilisez que des chiffres: 0 – 9 (Les lettres ou les symboles ne peuvent pas être tapés sur le clavier d'un téléphone.)
Configuration:	Texte de configuration: Nombres aléatoires
Valeur par défaut:	- (Aucun)
Version:	AdminCenter V5.7

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Paramètre: Début

Description:	Définit la date et l'heure de début de la conférence. Cliquez dans la boîte pour définir la date et l'heure: Une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle la date et l'heure peuvent être réglées.
Configuration:	Texte de configuration: DD.MM.YYYYYY hh:mm
Valeur par défaut:	Date et heure réelles
Version:	AdminCenter V5.7

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Paramètre: Durée

Description:	Définit la durée pendant laquelle un abonné peut se connecter à la conférence après l'heure de début de la conférence.
Configuration:	Menu à choix: Sélection de la période souhaitée
Valeur par défaut:	15min.
Version:	AdminCenter V5.7

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Paramètre: PIN

Description:	Définit le PIN (Personal Identification Number PIN, mot de passe) de la salle de conférence. Remarque N'utilisez que des chiffres: 0 – 9 (Les lettres ou les symboles ne peuvent pas être tapés sur le clavier d'un téléphone.) Définir suffisamment de chiffres
Configuration:	Texte de configuration: Chaîne de nombres aléatoires
Valeur par défaut:	- (Aucun)
Version:	AdminCenter V5.7

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Paramètre: Description

Description:	Toute description de la conférence.
Configuration:	Texte de configuration: N'importe quelle chaîne
Valeur par défaut:	- (Aucun)
Version:	AdminCenter V5.7

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Paramètre: Destination

Description:	Définit le membre de la conférence. La destination du membre peut être sélectionnée parmi: Poste: Définit un membre de la conférence à partir du même vPBX. Le membre est déterminé en saisissant tout ou partie du nom de l'abonné vPBX dans "Motif de recherche". Si un membre est trouvé ou sélectionné, les entrées supplémentaires sont possible. Annuaire externe: Définit un membre de la conférence à partir du même répertoire vPBX. Le membre est déterminé en entrant tout ou partie du nom dans le répertoire téléphonique vPBX dans "Motif de recherche". Si un membre est trouvé ou sélectionné, les entrées supplémentaires sont possible. Nom: N'importe quel nom peut être inséré.
Configuration:	Menu à choix: Poste Annuaire externe Nom
Valeur par défaut:	Abonné
Version:	AdminCenter V6.8

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Paramètre: Nom

Description:	Définit le nom du membre de la conférence.
Configuration:	Texte de configuration: N'importe quelle chaîne
Valeur par défaut:	- (Aucun)
Version:	AdminCenter V6.8

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Paramètre: Adresse Email

Description:	Définit l'adresse e-mail à laquelle l'invitation et les rappels seront envoyés.
Configuration:	Texte de configuration: Adresse de courriel
Valeur par défaut:	- (Aucun)
Version:	AdminCenter V6.8

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Paramètre: Envoyer un courriel

Description:	Définit que le membre recevra une invitation et se souviendra de l'email quand l'organisateur de la conférence initie l'envoi de l'email.
Configuration:	Bouton de sélection: Activé - Non activé
Valeur par défaut:	Non activé
Version:	AdminCenter V6.8

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Version: 3.0     Author:  Aarenet     Date: July 2017