Anrufbeantworter (VoiceMail Box VM) und Fax-Dienst "Fax-to-Email"

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Hinweis Die in diesem Artikel aufgeführten Leistungsmerkmale und/oder Parameter können unter Umständen bei Ihrem Telefonanbieter nicht verfügbar sein.



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Einführung

Hier wird der Anrufbeantworter und Fax-Dienst "Fax-to-Email" für die Telefonnummer des Teilnehmers konfiguriert:

  • Anrufbeantworter aktivieren
  • Definieren, ob ein Anmelden ohne PIN erlaubt wird
  • Anzeige, ob der Anrufbeantworter gesperrt ist und entsperren
  • Anzeige, ob der Anrufbeantworter voll ist
  • Definieren, ob eine E-Mail mit angehängter Mitteilung verschickt wird
  • Definieren, ob "Fax-to-Email" aktiviert wird
  • Erstellen einer eigenen persönlichen Begrüssung




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Der Anrufbeantworter


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Eigenschaften des Anrufbeantworter

Der persönliche Anrufbeantworter kann Anrufe entgegen nehmen, welche nicht beantworten werden. Die Nachrichten werden digital aufgezeichnet und können jederzeit abgehört werden.


Ihr persönlicher Anrufbeantworter bietet folgende Leistungsmerkmale:

  • Alle ankommenden Anrufe
  • Ankommende Anrufe, wenn niemand abnimmt
  • Ankommende Anrufe bei besetzt
  • Alle ankommenden Anrufe, wenn der Anschluss nicht funktioniert
  • Eine Standardbegrüssung ohne Ansage der Rufnummer
  • Eine persönliche Begrüssung
  • Den PIN (Passwort) ändern
  • Rückruf per Tastendruck
  • Der Empfang einer neuen Nachricht wird auf dem Telefon angezeigt (WMI Protokoll)
  • Übermitteln von neuen Nachrichten per Email
  • Ein Fax kann empfangen werden und als PDF-Datei mittels Email an den Benutzer übermittelt werden.


Verhalten des persönlichen Anrufbeantworters:

  • Der persönliche Anrufbeantworter wartet nach einer Aufforderung 4 Sekunden auf eine Eingabe des Benutzers.
  • Erfolgt keine Eingabe des Benutzers wird das aktuelle Menu endlos wiederholt.
  • Wird auf eine Aufforderung eine nicht angegebene Ziffer gedrückt so wird das aktuelle Menu endlos wiederholt.
  • Wird ein falsches PIN (Passwort) eingegeben, so erfolgt eine erneute Aufforderung zur Eingabe des Passwortes. Nach vier falschen Passworteingaben wird der persönliche Anrufbeantworter für fünf Minuten gesperrt.




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Eckdaten des Anrufbeantworter

Folgende Eckdaten gelten für den Anrufbeantworter:

  • Es gibt keine Limitierung der Anzahl gespeicherter Nachrichten
  • Die maximale Länger einer Nachricht beträgt 5 Minuten
  • Die maximale Aufnahmedauer des Anrufbeantworters beträgt 5 Minuten
  • Speicherzeiten für Nachrichten:
    • Neue nicht abgehörte Nachrichten: 15 Tage
    • Abgehörte Nachrichten: 3 Tage
    • Gespeicherte Nachrichten: 24 Tage


Hinweis

Diese Werte können auf diesem Telefonsystem abweichen. Informieren Sie sich bei ihrem Provider über die genauen Werte.





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Den Anrufbeantworter benutzen

Damit ein Anrufer eine Mitteilung hinterlassen kann sind folgende Bedingungen nötig:

  1. Der Anrufbeantworter muss eingerichtet sein (siehe unten)
  2. Der Anrufbeantworter muss Ziel einer "Umleitung" oder "Anrufverteilung" sein


Sind diese Bedingungen erfüllt werden ankommende Anrufe auf den Anrufbeantworter umgeleitet. Der Anrufende kann nach erfolgter Begrüssung eine Mitteilung hinterlassen. Der Teilnehmer kann auf unterschiedliche Arten die Mitteilungen abhören .




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Wie Mitteilungen abgehört werden können

Der Teilnehmer kann Mitteilungen auf folgende Arten abhören:

  • Via Email wird die Mitteilung als Audio-Datei dem Teilnehmer zugeschickt
  • Von seinem eigenen Telefonanschluss aus die *86 wählen
  • Von einem beliebigen Telefon aus dem öffentlichen Telefonienetz:
  • In nationalen Telefonsystemen mit spezieller Vorwahl für den Anrufbeantworter:
  • in der Schweiz: 086 + eigene öffentliche Rufnummer, z.B.: 0860123456789
  • Das Wahlverfahren des nationalen Telefonsystems anwenden
  • Von einem beliebigen Telefon aus das VoiceMail-Portal der Telefonzentrale oder vPBX anrufen und von dort aus mit dem Anrufbeantworter verbinden.


Hinweis

Orientieren Sie sich bei Ihrem Provider oder vPBX Administratoren, wie der Anrufbeantworter von Ihrem Anschluss oder aus dem öffentlichen Telefonienetzwerk erreicht werden kann.





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Den Anrufbeantworter entsperren

Nach mehrmaligen falschen Eingaben des PIN wird der Zugang zum Anrufbeantworter aus Sicherheitsgründen blockiert. Mitteilungen von Anrufenden werden jedoch immer noch aufgezeichnet.

Der Teilnehmer, vPBX Administrator oder Provideradministrator/-operator kann den Anrufbeantworter entsperren:




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Konfiguration

Wo wird das Leistungsmerkmal konfiguriert

Als vPBX Administrator:

nav Register "Teilnehmer xx"
nav Register "Einstellungen"
nav Register "Anrufbeantworter"


Als Teilnehmer:

nav Register "Einstellungen"
nav Register "Anrufbeantworter"




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Den Anrufbeantworter aktivieren und den PIN konfigurieren

Damit der Anrufbeantworter benutzt werden kann, muss er eingeschaltet werden:

  • Den Anrufbeantworter bei Parameter "Aktiv" einschalten


Um mit einem Telefon die Nachrichten abzuhören oder Konfigurationen vorzunehmen, muss der PIN (Personal Identification Number PIN) als Passwort konfiguriert werden:




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Eine Begrüssung erstellen

Die Standardbegrüssung kann durch eine eigene Begrüssung ersetzt werden.

Eine Begrüssung kann auf zwei Arten erstellt werden:

  • Aufnehmen einer Begrüssung via Telefon:
  1. Es wird von einem Telefon aus eine Verbindung zum Anrufbeantworter aufgebaut. Das Vorgehen ist identisch wie zum Abhören einer Mitteilung .
  2. Während die Begrüssung abgespielt wird die * Taste drücken. Entweder wird nun direkt das Hauptmenu vorgesprochen oder zuerst die Eingabe des PIN und einem abschliessendem # verlangt: * <PIN> #
  3. Mit drücken der * Taste wird ins Menu Einstellungen gewechselt, wo die Begrüssung aufgenommen, überprüft oder auch gelöscht werden kann.


  • Laden einer Audio-Datei via AdminCenter:
  1. Die Begrüssung muss mit einem externen Gerät aufgenommen und in einer Audio-Datei abgespeichert werden. Die Audio-Datei muss im Format WAV (PCM-codiert) oder MP3 erstellt sein!
  2. Die Audio-Datei bei "Begrüssung" via Schaltfläche [ Erstellen ] und Schaltfläche [ + Datei auswählen … ] selektieren und uploaden.
    Hinweis:
    Die Audio-Datei muss so abgelegt sein, dass sie vom benutzten Web Browser aus erreichbar ist.




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Einrichten, dass neue Mitteilung via Email verschickt werden

Wenn neu aufgenommene Mitteilungen mittels Email verschickt werden sollen, dann sind folgende Einstellungen nötig:

  • In Parameter "E-Mail" muss die gewünschte Ziel-Email-Adresse konfiguriert werden.
  • Das "Format" der Audio-Datei kann ausgewählt werden.

Die Email enthält Informationen über die Empfangszeit, Absender und im Anhang die Meldung als Audio-Datei. Die Mitteilungen bleiben auf dem Anrufbeantworter erhalten und können weiterhin via Telefon oder AdminCenter abgehört werden.




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Der Anrufbeantworter ist voll

Der Anrufbeantworter zeigt mit "Voll" an, wenn der zur Verfügung stehende Speicherplatz für Mitteilungen voll ist. Wenn der Anrufbeantworter voll ist werden keine weiteren Mitteilungen aufgezeichnet. Alte oder lange Mitteilungen können auf der Seite "Nachrichten" gelöscht werden.




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Fax empfangen mit Fax-Dienst "Fax-to-Email"

Dem Anrufbeantworter ist der Fax-Dienst "Fax-to-Email" angegliedert. Bei aktiviertem "Fax-zu-Email" kann der Anrufbeantworter erkennen, wenn ein ankommender Anruf eine Fax-Übertragung ist. Wird ein ankommender Anruf als Fax erkannt, so werden die übermittelten Daten in eine PDF-Datei umgewandelt und per Email an die Email Adresse des Anrufbeantworters geschickt.

Der Fax-Dienst kann Fax "inband G.711" oder "outband T.38" codiert empfangen.

Damit der Fax-Dienst benutzt werden kann, müssen folgenden Konfigurationen getätigt werden:

  • "Nur Fax"
Es werden nur Fax-Verbindungen bearbeitet (Sprachmitteilungen werden ignoriert).
oder
  • "Automatisch"
Der Fax-zu-Email Dienst erkennt automatisch, ob ein Fax oder eine Sprachmitteilung empfangen wird und bearbeitet die Verbindung entsprechend.




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Konfiguration der Parameter


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Parameter: Aktiv

Beschreibung: Definiert, ob der Anrufbeantworter ein- oder ausgeschaltet ist.
Konfiguration: Selektionsknopf: box on Aktiviert - box off Nicht aktiviert
Grundwert: Aktiviert
Version: AdminCenter V5.7





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Parameter: Anmelden ohne PIN

Beschreibung: Definiert, dass kein PIN eingegeben werden muss, wenn vom Telefon des eigenen Anschlusses auf den eigenen Anrufbeantworters angerufen und verbunden wird.
Konfiguration: Selektionsknopf: box on Aktiviert - box off Nicht aktiviert
Grundwert: Aktiviert
Version: AdminCenter V5.7





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Parameter: Gesperrt

Beschreibung: Entsperren des Anrufbeantworters

Eine Blockierung tritt auf, z.B. nach mehrfacher falscher Eingabe des PIN.

Konfiguration: Selektionsknopf: box on Aktiviert - box off Nicht aktiviert
Grundwert: Nicht aktiviert
Version: AdminCenter V5.7





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Parameter: Voll

Beschreibung: Zeigt an, ob die Speicherkapazität des Anrufbeantworters aufgebraucht ist.

Die Selektionsbox ist selektiert, wenn der Anrufbeantworter voll ist.

Konfiguration: -
Grundwert: -
Version: AdminCenter V6.5





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Parameter: PIN

Beschreibung: Definiert den PIN (Personal Identification Number PIN, Passwort) des Anrufbeantworters.
Hinweis
  • Nur Ziffern benutzen: 0 – 9
(Buchstaben oder Sonderzeichen können auf einer Telefontastatur nicht eingegeben werden.)
  • Genügend Ziffern definieren


Konfiguration: Konfigurationstext:
  • Beliebige Folge von Ziffern
Grundwert: Zufallsziffern
Version: AdminCenter V5.7





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Parameter: E-Mail

Beschreibung: Definiert die Email-Adresse, an welche neue Mitteilungen vom Anrufbeantworter geschickt werden.

Die Mitteilung kann als Audio-Datei dem Email im Anhang angehängt sein.

Konfiguration: Reguläre Email-Adresse
Grundwert:
Version: AdminCenter V5.7





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Parameter: Format

Beschreibung: Definiert das Aufzeichnungsformat der Audio-Datei einer Mitteilung.

Diese Audio-Datei kann dem Email im Anhang angehängt sein.

Wählbare Formate der Audio-Datei:

  • WAV:
Audio-Datei im WAV Format (PCM codiert)
  • MP3:
Audio-Datei im MP3 Format
Konfiguration: Selektionsmenu:
wav
mp3
Grundwert: wav
Version: AdminCenter V5.7





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Parameter: Fax Support

Beschreibung: Definiert, ob Fax-zu-Email Dienst aktiviert ist.

Wird ein Fax empfangen, wird dieser als PFD-Datei an die definierte Email-Adresse des Anrufbeantworters geschickt.

Wählbares Verhalten der Anrufbeantworters:

  • Nein:
Der Fax-zu-Email Dienst ist ausgeschaltet
  • Nur Fax:
Es werden nur Fax-Verbindungen bearbeitet (Sprachmitteilungen werden ignoriert).
  • Automatisch:
Der Fax-zu-Email Dienst erkennt automatisch, ob ein Fax oder eine Sprachmitteilung empfangen wird und bearbeitet die Verbindung entsprechend.
Konfiguration: Selektionsmenu:
Nein
Nur Fax
Automatisch
Grundwert: Nein
Version: AdminCenter V5.7




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Parameter: Begrüssung

Beschreibung: Es kann via die Schaltfläche [ Erstellen ] eine eigene Audio-Datei als eine Begrüssung geladen werden.

Die Audio-Datei muss im Format WAV (PCM-codiert) oder MP3 vorgängig erstellt worden sein.

Eine geladene Audio-Datei als Begrüssung kann mit der Schaltfläche [ Löschen ] gelöscht werden. Danach wird die Standardbegrüssung des Anrufbeantworters benutzt.

Konfiguration: Schaltfläche [ Erstellen ]

Schaltfläche [ Löschen ]

Grundwert:
Version: AdminCenter V5.7




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© Aarenet AG 2018

Version: 3.0     Author:  Aarenet     Date: July 2017

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